Arbeitsabläufe · Bestandsaufnahme
Erst der Bestand,dann die Software.
Die Bestandsaufnahme steht vor jeder Software-Auswahl. Sie erfassen Prozesse, Datenbestände, Schnittstellen und Aufwände, bevor Sie ein Lastenheft schreiben. Ohne diese IST-Analyse vergleichen Sie Angebote an Ihrem Bedarf vorbei und bezahlen für Funktionen, die niemand nutzt. Das Ergebnis ist ein IST-Bericht, der die Grundlage für Lastenheft und Anbieterauswahl bildet.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
So nehmen Sie den IST-Zustand auf.
Auslöser und Ziel festhalten
Notieren Sie, warum Sie wechseln. Auslaufende Wartung, fehlende IFC-Schnittstelle oder eine BIM-Anforderung im nächsten Vergabeverfahren. Der Büroinhaber gibt das Ziel vor. Ohne klares Ziel bewerten Sie später jedes Angebot nach anderen Maßstäben.
Prozesse aufnehmen
Gehen Sie einen typischen Auftrag von der Anfrage bis zur Schlussrechnung durch. Halten Sie jeden Schritt, jede beteiligte Rolle und jedes Werkzeug fest. Wer macht was, womit, in welcher Reihenfolge. Beziehen Sie je Fachbereich eine erfahrene Person ein, nicht nur die Leitung.
Datenbestände sichten
Zählen Sie Ihre Bestandsdaten: Projekte, Zeichnungen, Vorlagen, Bauteilkataloge, Textbausteine. Notieren Sie Formate und Speicherorte. Diese Zahlen bestimmen später den Aufwand der Datenübernahme.
Schnittstellen kartieren
Listen Sie jede Übergabe an andere Programme: CAD zu Statik, CAD zu AVA, Buchhaltung, gemeinsame Datenumgebung. Jede Schnittstelle, die heute läuft, muss die neue Lösung ebenfalls bedienen können.
Mengengerüst und Aufwand schätzen
Erheben Sie Lizenzzahl, Nutzerzahl und Projektvolumen. Schätzen Sie den Zeitaufwand der heutigen Abläufe grob ab. Das ist Ihre Vergleichsbasis, um später den Nutzen einer neuen Lösung zu beurteilen.
Ergebnisse verdichten
Fassen Sie alles in einem kurzen IST-Bericht zusammen. Er ist die Grundlage für das Lastenheft und schützt Sie vor Anforderungen, die nur auf Zuruf entstehen.
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Wie viel Ihres 2D-Bestands würde Ihr Büro in einem BIM-Projekt heute wiederfinden?
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02 Raster
Was Sie erfassen und woran Sie es festmachen.
| Bereich | Leitfrage | Typische Unterlage |
|---|---|---|
| Prozesse | Wie läuft ein Auftrag von Anfrage bis Abrechnung? | Ablaufskizze, kurze Interviews je Rolle |
| Daten | Wie viele Projekte, Vorlagen und Kataloge liegen vor? | Ordnerübersicht, Server- oder CDE-Struktur |
| Schnittstellen | Welche Programme tauschen heute Daten aus? | Liste der Export- und Importformate |
| Nutzer und Lizenzen | Wer arbeitet womit, wie viele Lizenzen laufen? | Lizenzübersicht, Nutzerliste |
| Pflichten | Welche Norm- oder Vergabeanforderungen gelten? | AIA, Vergabeunterlagen, DIN EN ISO 19650 |
03 Praxis
Typische Fehler und die kurze Checkliste.
- Fehler: Nur die Leitung befragen. Die Detailschritte kennen die Personen, die täglich damit arbeiten.
- Fehler: Schnittstellen vergessen. Eine fehlende Übergabe fällt erst im Echtbetrieb auf und blockiert dann.
- Fehler: Wunschprozesse statt IST beschreiben. Erst den Ist-Stand aufnehmen, den Soll-Stand klärt das Lastenheft.
- Fehler: Datenmengen schätzen statt zählen. Die reale Zahl entscheidet über den Migrationsaufwand.
- Check: Ein Auftrag von Anfang bis Ende dokumentiert, je Fachbereich eine Person befragt.
- Check: Alle laufenden Schnittstellen notiert, Datenmengen und Formate gezählt.
- Check: Norm- und Vergabepflichten festgehalten, Ergebnisse in einem IST-Bericht verdichtet.
- Richtwert, kein Fakt: In einem kleinen Büro sind berufsbegleitend rund zwei bis vier Wochen realistisch. Das hängt stark von Bürogröße und Projektzahl ab.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Wie lange dauert eine Bestandsaufnahme?
Das lässt sich nicht als feste Zahl angeben. Als Richtwert planen kleine Büros berufsbegleitend etwa zwei bis vier Wochen ein. Entscheidend sind Bürogröße, Projektzahl und wie viele Schnittstellen im Spiel sind. Nehmen Sie sich lieber etwas mehr Zeit, als das Ergebnis mit Annahmen zu füllen.
Brauchen wir die Bestandsaufnahme, wenn die Software schon feststeht?
Ja. Auch bei fester Vorauswahl klärt die IST-Analyse, ob die Lösung Ihre Schnittstellen bedient und wie aufwendig die Datenübernahme wird. Sie verhindert, dass sich eine Fehlentscheidung erst nach dem Kauf zeigt.
Wer sollte die Bestandsaufnahme machen?
Die Leitung gibt das Ziel vor. Die Aufnahme selbst gehört in die Hände von einer Person mit IT- oder CAD-Verantwortung, ergänzt um je eine erfahrene Fachkraft aus den betroffenen Bereichen. So entsteht ein Bild, das dem Alltag entspricht.
Quelle: Masterplan BIM für Bundesbauten (BMI/BMVg, 2021); Masterplan BIM Bundesfernstraßen (2021); DIN EN ISO 19650-1/-2; DIN EN 17412-1; DIN SPEC 91391; VDI 2552; BIM Deutschland. Stand September 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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