Software-Auswahl · Lastenheft
Bürosoftware auswählen ohne Fehlkauf.Lastenheft, Kriterien, Teststellung.
Ein Lastenheft beschreibt aus Sicht des Büros, was die neue Software leisten muss. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Anbieters, wie er diese Anforderungen umsetzt (Begriffe nach DIN 69901-5 und VDI 2519). Ein strukturiertes Verfahren mit Lastenheft, Marktrecherche, Teststellung und Referenzen senkt das Risiko einer teuren Fehlentscheidung. Planen Sie von Anfang an Zeit für Datenmigration und Schulung ein.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Grundlage
Lastenheft und Pflichtenheft: wer was festlegt.
Das Lastenheft ist Ihre Anforderungsliste. Es hält fest, welche Aufgaben die Software abdecken muss, welche Formate sie austauschen soll und wie sie in Ihre bestehende Umgebung passt. Das Pflichtenheft liefert der Anbieter als Antwort darauf. Diese Trennung stammt aus dem Projektmanagement und ist in DIN 69901-5 sowie VDI 2519 beschrieben.
Der Aufwand lohnt sich, weil die Suche nach Informationen und Vorgängen ein realer Zeitfresser ist. In einer anonymen Auswertung von 13 Gesprächen mit Planungsbüros zwischen Juli und September 2026 nannten 9 von 13 Büros die Suche als wiederkehrendes Problem. Eine Software, die zum tatsächlichen Ablauf passt, wirkt genau hier.
Achten Sie besonders auf die vorhandene Umgebung. Viele Büros arbeiten mit lokal installierter Software auf eigenem Server, oft mit Terminalserver, Lizenzserver und Exchange. Für jede Anforderung sollten Sie klären, ob das neue System lokal oder in der Cloud läuft und wie die Anbindung an die bestehende Infrastruktur gelingt.
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02 Kriterien
Kriterienkatalog: worauf es ankommt.
| Bereich | Worauf achten | Beispiel |
|---|---|---|
| Funktion | Deckt das System Ihre Kernprozesse ab | HOAI-Honorar, AVA, Projektcontrolling |
| Schnittstellen | Import und Export zu Ihren Formaten | GAEB, DATEV, IFC, DWG |
| Hosting | Lokal auf eigenem Server oder Cloud | Terminalserver, SaaS mit AVV |
| Datenmigration | Übernahme des Altbestands | Projekte, Adressen, Vorlagen |
| Rollen und Rechte | Mehrbenutzer und Berechtigungen | Projektleitung, Buchhaltung |
| Support und Zukunft | Updates, Hersteller, Vertrag | Wartungsvertrag, Release-Zyklus |
03 Verfahren
Auswahl in Schritten: vom Bedarf zur Entscheidung.
Bedarf klären
Beschreiben Sie den Ist-Zustand und die größten Zeitfresser. Nur so wird sichtbar, was die Software wirklich lösen soll.
Lastenheft schreiben
Halten Sie Anforderungen nach Bereichen fest und gewichten Sie Pflicht gegen Wunsch. Das Dokument ist die Grundlage für jeden Anbietervergleich.
Markt sichten
Recherchieren Sie herstellerneutral, welche Systeme die Kategorie abdecken. Eine Shortlist von zwei bis drei Anbietern reicht für die Tiefe.
Teststellung mit eigenen Daten
Lassen Sie die Shortlist an echten Projekten aus Ihrem Büro vorführen. Eine Demo mit Musterdaten zeigt zu wenig.
Referenzen einholen
Sprechen Sie mit Büros ähnlicher Größe und Ausrichtung. Fragen Sie gezielt nach Migration und Support.
Migration und Vertrag prüfen
Klären Sie vor der Unterschrift, wie der Altbestand übernommen wird, wie Updates laufen und wie ein späterer Ausstieg mit Ihren Daten aussieht.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Was ist der Unterschied zwischen Lastenheft und Pflichtenheft?
Das Lastenheft enthält die Anforderungen des Auftraggebers, also Ihres Büros. Das Pflichtenheft ist die Antwort des Anbieters, wie er diese Anforderungen technisch umsetzt. Die Begriffe sind in DIN 69901-5 und VDI 2519 definiert.
Wie lange dauert eine Softwareauswahl im Planungsbüro?
Je nach Umfang dauert sie mehrere Wochen bis Monate. Der größte Zeitanteil liegt in der Teststellung mit den eigenen Daten und in der Klärung der Datenmigration. Diese Zeit verhindert einen teuren Fehlkauf.
Cloud oder eigener Server für die neue Software?
Das hängt von Ihrer IT, dem Datenschutz und der vorhandenen Infrastruktur ab. Viele Büros mit Terminalserver bleiben zunächst lokal. Bei Cloud-Lösungen sollten Sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag und den Speicherort der Daten prüfen.
Quelle: Masterplan BIM für Bundesbauten (BMI/BMVg, 2021); Masterplan BIM Bundesfernstraßen (2021); DIN EN ISO 19650-1/-2; DIN EN 17412-1; DIN SPEC 91391; VDI 2552; BIM Deutschland. Stand September 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
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