Arbeitsabläufe · Stichtagsumstellung
Ein Stichtag,ein sauberer Wechsel.
Die Stichtagsumstellung ist der geplante Tag, an dem das neue System das alte ablöst. Sie legen einen Stichtag fest, testen die Datenübernahme, frieren das Altsystem ein und schalten die Nutzer um. Ein kurzer Parallelbetrieb fängt Fehler ab. Steuer- und handelsrechtliche Unterlagen müssen nach § 257 HGB und § 147 AO auch nach der Umstellung lesbar und unveränderbar bleiben.
Kurz beantwortet · Stand September 2026
01 Ablauf
Der Countdown zum Stichtag.
Acht Wochen vorher: Stichtag festlegen
Wählen Sie einen ruhigen Zeitpunkt, etwa nach einem Projektmeilenstein oder zum Monatsanfang. Meiden Sie Abgabetermine und Urlaubszeiten. Kommunizieren Sie den Termin schriftlich an alle Beteiligten. Die Leitung trägt die Entscheidung.
Sechs Wochen vorher: Datenübernahme testen
Migrieren Sie einen Teilbestand in eine Testumgebung. Prüfen Sie Vollständigkeit, Formate und Verknüpfungen. Halten Sie fest, wie die Übernahme abläuft. Bei steuerrelevanten Daten verlangt die GoBD eine Verfahrensdokumentation.
Vier Wochen vorher: Schulung abschließen
Alle Nutzer sollten die neuen Abläufe an echten Beispielen geübt haben. Wer am Stichtag zum ersten Mal klickt, verliert Zeit und Vertrauen in das System.
Eine Woche vorher: Altsystem einfrieren
Legen Sie fest, ab wann keine neuen Daten mehr ins alte System fließen. Sichern Sie einen vollständigen Stand als Backup und dokumentieren Sie diesen Zustand.
Stichtag: umschalten
Migrieren Sie den geprüften Endbestand. Kontrollieren Sie Stichproben aus laufenden Projekten. Geben Sie die neue Lösung erst frei, wenn die Kontrolle sauber ist. Eine benannte Person entscheidet über die Freigabe.
Zwei Wochen danach: Parallelbetrieb beenden
Halten Sie das Altsystem lesbar bereit, bis der Betrieb stabil läuft. Erst dann schalten Sie es in den reinen Archivmodus. Löschen Sie nichts vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen.
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02 Entscheidung
Harter Schnitt oder Parallelbetrieb.
Beim harten Schnitt endet das Altsystem am Stichtag, alle arbeiten sofort im neuen. Das ist schnell, verzeiht aber keine Lücke in der Datenübernahme. Beim Parallelbetrieb laufen beide Systeme eine begrenzte Zeit nebeneinander. Das kostet mehr Aufwand, gibt Ihnen aber einen Rückweg, falls etwas fehlt. Für Planungsbüros mit laufenden Projekten ist ein kurzer Parallelbetrieb meist die sichere Wahl.
Klären Sie vorab die Rollen: Wer migriert die Daten, wer entscheidet über die Freigabe, wer beantwortet die Fragen der Kollegen in den ersten Tagen. Ein fester Ansprechpartner für den Start senkt den Druck spürbar. Als Richtwert planen kleine Büros einen Parallelbetrieb von etwa zwei bis vier Wochen ein. Das ist ein Erfahrungswert, keine feste Vorgabe.
Nach der Umstellung dürfen Sie das Altsystem nicht einfach abschalten. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen über die gesamte Frist unveränderbar, zugänglich und lesbar bleiben. Handelsbücher, Inventare, Eröffnungsbilanzen und Jahresabschlüsse sind nach § 257 HGB zehn Jahre aufzubewahren. Buchungsbelege, zu denen auch Rechnungen zählen, sind seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz nur noch acht Jahre aufzubewahren, empfangene und abgesandte Handelsbriefe sowie sonstige Unterlagen sechs Jahre. Entweder halten Sie das alte System lesebereit oder Sie exportieren die Daten revisionssicher.
03 Praxis
Typische Fehler und die kurze Checkliste.
- Fehler: Stichtag auf eine heiße Phase legen. Ein Wechsel kurz vor der Abgabe potenziert jeden Fehler.
- Fehler: Datenübernahme erst am Stichtag testen. Der Testlauf gehört Wochen vorher in eine Testumgebung.
- Fehler: Altsystem sofort abschalten. Aufbewahrungsfristen laufen weiter, die Daten müssen lesbar bleiben.
- Fehler: Keine Verfahrensdokumentation. Bei steuerrelevanten Daten verlangt die GoBD eine nachvollziehbare Beschreibung der Migration.
- Check: Stichtag schriftlich kommuniziert, fern von Abgabeterminen und Urlaub.
- Check: Datenübernahme im Testlauf geprüft, vollständiges Backup des Altstands gesichert.
- Check: Schulung vor dem Stichtag abgeschlossen, Ansprechpartner für die ersten Tage benannt.
- Check: Aufbewahrungspflichtige Daten lesbar gehalten oder revisionssicher exportiert.
04 Fragen
Häufige Fragen kurz beantwortet.
Harter Schnitt oder Parallelbetrieb, was ist sicherer?
Für Büros mit laufenden Projekten ist ein kurzer Parallelbetrieb meist die sichere Wahl. Beide Systeme laufen eine begrenzte Zeit nebeneinander, sodass Sie einen Rückweg haben, falls Daten fehlen. Der harte Schnitt ist schneller, verzeiht aber keine Lücke in der Übernahme.
Dürfen wir das alte System nach der Umstellung abschalten?
Nicht ohne Weiteres. Aufbewahrungspflichtige Unterlagen müssen über die gesamte Frist unveränderbar und lesbar bleiben. Nach § 257 HGB sind das je nach Art zehn, acht oder sechs Jahre. Handelsbücher, Inventare und Jahresabschlüsse zehn Jahre, Buchungsbelege einschließlich Rechnungen seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz acht Jahre, Handelsbriefe und sonstige Unterlagen sechs Jahre. Im Einzelfall die genaue Einordnung mit dem Steuerberater klären. Halten Sie das System entweder lesebereit oder exportieren Sie die Daten revisionssicher, bevor Sie abschalten.
Was gehört bei der Datenübernahme in die Verfahrensdokumentation?
Bei steuerrelevanten Daten verlangt die GoBD eine nachvollziehbare Beschreibung, wie die Daten übernommen wurden: welche Bestände, in welchem Format, mit welcher Prüfung und wer verantwortlich war. So bleibt die ordnungsgemäße Übernahme im Nachhinein belegbar.
Quelle: Masterplan BIM für Bundesbauten (BMI/BMVg, 2021); Masterplan BIM Bundesfernstraßen (2021); DIN EN ISO 19650-1/-2; DIN EN 17412-1; DIN SPEC 91391; VDI 2552; BIM Deutschland. Stand September 2026. Stand September 2026. Keine Rechtsberatung, maßgeblich ist der jeweilige Gesetzes- oder Normtext.
05 Weiter
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